Procedimiento de no conformidades y tratamiento de quejas e Incidentes

1. Objeto y alcance

El objeto del presente procedimiento es describir el sistema establecido para identificar y tratar las no conformidades, reclamaciones e incidencias que se puedan dar durante la formación.

2. Responsabilidades

Cualquier persona integrante de la organización Total HSE que detecta una No conformidad o que detecte una reclamación por parte de un cliente, lo pondrá en conocimiento del Técnico de Gestión para que la documente y gestione su registro. En caso de que el técnico de gestión no se encuentre en el centro donde se ha detectado la no conformidad o queja, el instructor de mayor rango hará las funciones del Técnico de Gestión, registrándolo en la plataforma digital.

El Técnico de Gestión es el responsable de llevar a cabo el seguimiento y cierre de las no conformidades y reclamaciones e Incidentes.

3. Procedimiento operativo

3.1. Clasificación de las no conformidades

A. No conformidades de calidad

Se entiende por no conformidad de calidad cualquier incumplimiento de lo definido en los diferentes procedimientos referidos a la gestión integral de los cursos o bien los servicios de la empresa, como pueden ser:

• Formación no correspondiente al establecido en el estándar de GWO.
• No conformidades respecto al cumplimiento del sistema de gestión.
• Reclamaciones por parte de los clientes.

B. No conformidades medioambientales

Se entiende por no conformidad medioambiental cualquier incumplimiento de lo definido en los diferentes procedimientos medioambientales como pueden ser:

• Una incorrecta segregación de residuos.
• Identificación incorrecta de residuos.
• Existencia de residuos fuera de las ubicaciones definidas.
• Accidentes medioambientales: incendios, derrames, fugas, etc.

C. No conformidades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo

• El incumplimiento de un requisito (legal, de cliente o del sistema de gestión) que origine un peligro o riesgo potencial de generar un accidente/incidente. (La generación de alguna de estas contingencias exigirá una investigación.)

3.2. Gestión de no conformidades, reclamaciones e incidentes

Las no conformidades, reclamaciones e incidentes son tratadas mediante la plataforma digital en la cual quedarán registradas y se les realizará el seguimiento.

Las no conformidades detectadas durante las auditorías, tanto internas como externas, no se tratan de acuerdo a lo establecido en este punto, ya que para su solución se abren directamente acciones correctivas.

Todas estas acciones quedarán en el histórico y podrán ser abiertas tanto por cliente en el apartado habilitado para ello como por el personal de Total HSE internamente.

3.3. No conformidad específica con la evaluación del alumno

Los alumnos que consideren que su evaluación no ha sido adecuada podrán presentar una Queja o Recusación, por el mismo sistema de Quejas general que se dispone en la plataforma Web de TOTAL HSE, en el que deberán indicar:

• Nombre completo e Identificador WINDA
• Tipo de cursos que realizan y centro donde lo realizan
• Fechas de realización del curso
• Motivación de la recusación (Pudiendo aportar pruebas)
• Propuesta de solución

Este tipo de reclamación, se desviará directamente al Responsable del centro, que será el encargado de recabar cuanta información fuera necesaria para dar una respuesta al solicitante en un plazo máximo de 15 días.

Emitirá un informe interno en el que se puedan detallar las informaciones y/o pruebas recabadas para redactar una resolución que deberá ser enviada al solicitante y que se guardará registro en la aplicación para futuras consultas por parte de GWO u otro interesado que pudiera justificar un interés lícito en el procedimiento.

3.4. Notificación de Incidentes

Con el propósito de documentar cualquier incidente relevante que se pudiera producir en el normal desarrollo de cualquiera de las acciones formativas y especialmente durante la realización de los ejercicios prácticos basados en las simulaciones de situaciones reales, se ha habilitado en la plataforma digital un apartado para ello.

Con este sistema se pretenden registrar los incidentes y/o cuasi accidentes durante la impartición de la capacitación de GWO, con el objetivo de asegurar una mejora continua.

En caso de que por las características del incidente y el estudio de la casuística de cómo se ha desarrollado el mismo, se considerase que pudiera resultar como potencialmente peligroso para causar una lesión de consideración o resultar en mortal se llevará a cabo un informe del mismo con el propósito de informar a los responsables de GWO directamente relacionados con el desarrollo del módulo involucrado en el accidente.

3.5. Estudio de la causa raíz de la Incidencia o no conformidad

Si una no conformidad, queja o incidencia fuese considerada de gravedad y pudiera afectar de forma significativa al normal desarrollo de la actividad o la integridad de cualquiera de las personas participantes en una actividad, se llevará a cabo un estudio de la/s causa/s raíz que han motivado esta incidencia, con el propósito de averiguar cuál ha podido ser el motivo y/o causas que han dado origen a la situación.

Paralelamente se llevará a cabo una investigación o estudio para identificar las posibles soluciones propuestas para eliminar o minimizar las causas que han dado origen a la incidencia y en caso de necesidad llevar a cabo una publicación del estudio o las soluciones para que pueda servir de ejemplo y evitar futuras situaciones similares en todos los centros.

En el caso de las posibles incidencias que no se valoren como trascendentes para el normal funcionamiento de la actividad y que no afecten en medida alguna a la seguridad de las personas o bienes, se decidirá si se lleva a cabo el estudio de causas raíces en el interés de publicar de forma interna en la organización la investigación realizada, así como las soluciones propuestas.

Nota: Se ha dado un paso importante con la reciente implantación de la plataforma digital pudiendo automatizar el trabajo realizado en Total HSE, por lo que este procedimiento se actualizará según se vaya adaptando el programa al trabajo del día a día optimizándolo en mayor medida atendiendo a la mejora continua.

Política de Calidad de Total HSE

La Dirección de Total Health, Safety and Environment, en adelante “Total HSE”, se constituye como compañía para desarrollar actividades avanzadas de formación, consultoría y asesoramiento, relacionados con la salud, la seguridad y las emergencias en entornos industriales y laborales.

Las directrices generales de esta Política proporcionan un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos del sistema de gestión.

Total HSE cuenta con el personal, el conocimiento, las instalaciones y los medios técnicos y equipos apropiados para garantizar servicios y productos de alta calidad a nuestros clientes y que contribuyen positivamente a nuestros compromisos con la sostenibilidad, esforzándonos en aportar un valor añadido en todos nuestros servicios.

Asimismo, en Total HSE estamos comprometidos con la protección del entorno natural, ofreciendo a nuestros clientes productos y servicios que sirvan para mantener o mejorar su comportamiento ambiental, minimizando también el impacto ambiental de nuestras propias actividades, productos y servicios.

Tomamos como referencia específica los programas de formación que la GWO (Global Wind Organisation) ha desarrollado para el sector eólico, acreditando a nuestros centros en base a todos sus criterios y estándares para los siguientes programas:

• BST Basic Safety Training
• BTT Basic Technical Training
• EFA Enhanced First Aid
• ART Advanced Rescue Training
• SLS (Slinger Signaller)
• BR Blade Repair
• WLA Wind Limited Access
• LT Lift Training
• CH Crane & Hoist
• CoHE Control of Hazardous Energies
• IQT Instructor Qualification Training

Siguiendo además todas sus recomendaciones de referencia para el sector eólico.

La aplicación de criterios afecta a las diferentes modalidades en las que acreditamos nuestra formación por parte de GWO, tanto para centros fijos, móviles, impartición Onsite, así como los programas de impartición digital learning (Online).

También, tomamos como referencia de formación en el acceso por cuerdas los estándares de IRATA (Industrial Rope Access Trade Association), para el desarrollo de programas específicos bajo su acreditación.

Destacar nuestro compromiso de permanente actualización, apostando por las nuevas tecnologías, digitalización y la participación activa, en jornadas, seminarios, charlas y coloquios, vinculados a nuestro cometido y actividad, para favorecer siempre una mayor integración dentro del sector y un permanente espíritu de mejora por actualizarnos.

Total HSE, con los mecanismos en su Sistema de Gestión, pone a disposición de cualquier parte interesada la presente Política y su compromiso.

En Cárcar, a 06 de noviembre de 2023

PLAN DE SEGURIDAD ONSITE

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del presente Plan de Seguridad es el de prevenir accidentes y/o tener la posibilidad de solventarlos o minimizarlos una vez se hayan producido durante la actividad formativa.

Por tanto, durante la realización de cada práctica, maniobra o simulacro se tendrán en cuenta los objetivos recogidos en el presente Plan de Seguridad.

Para ello resulta imprescindible poner en práctica un conjunto de medidas de seguridad que garanticen la realización de forma segura de los diferentes contenidos planteados por los instructores.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Para lograr el objetivo planteado deberemos ser capaces de:

• Creer en la importancia del plan de seguridad.
• Analizar los riesgos de cada maniobra planteada.
• Adoptar medidas correctoras que eliminen los riesgos evitables.
• Establecer medidas preventivas para los riesgos no evitables.
• Planificar el material necesario para garantizar la seguridad.
• Designar los instructores que formarán parte del equipo de seguridad.
• Establecer los contenidos a transmitir al alumno, antes de cada maniobra incidiendo en aquellos que sean relativos a la seguridad.

2. CONTENIDO DEL PLAN DE SEGURIDAD

2.1 PLAN DE SEGURIDAD

A pesar de que se dispone de un análisis de riesgo pormenorizado de las instalaciones en las que se va a desarrollar la formación, así como de una aplicación específica en lo que afecta a cada uno de los módulos formativos, en ocasiones y por diferentes motivos, pueden ocurrir accidentes durante la realización de los ejercicios prácticos o de las maniobras. En estas ocasiones debemos tener previstas una serie de acciones, previamente establecidas cuya finalidad no es otra que la de solventar o minimizar las consecuencias del accidente. Según esto, podemos dividir el Plan de Seguridad en dos grandes bloques:

• PREVENTIVO: Comprenderá el conjunto de medidas destinadas a evitar que el accidente llegue a producirse. Para ello, será necesario comprobar la adecuación del análisis de riesgos para, una vez identificados, adoptar las medidas correctoras correspondientes. Durante el desarrollo de la maniobra, y a lo largo del transcurso de todas las fases de la misma se deberá utilizar un correcto equipamiento de protección, realizando así mismo un control y seguimiento de todos los intervinientes.
• S.O.S.: Una vez adoptadas las correspondientes medidas correctoras, no debemos obviar la posibilidad de que se produzca un accidente. Esto nos conduce a la elaboración de un plan de actuación en caso de accidente al que denominaremos Plan SOS. Los instructores que participen en un módulo formativo serán los integrantes del equipo SOS, deben tener muy claro su rol dentro del equipo de seguridad y deberán contar con los medios materiales adecuados.

Dentro del plan se establece, como centro médico de referencia para cada uno de los centros, los datos de referencia:

• Para el centro de formación de Total HSE de Carcar (Navarra), España:
  • Hospital de referencia: Fundación Hospital Calahorra
  • Dirección: Ctra. Logroño, S/N, 26500 Calahorra, (La Rioja)
  • El Hospital se encuentra a 15 Km de las instalaciones del Centro de formación (Aprox. 15 minutos).
  • Telf. +34 941 15 10 00 - Teléfono de Emergencias (Ambulancias) 112
• Para el centro de formación de Total HSE de Redondela (Pontevedra), España:
  • Hospital de referencia: Hospital Meixoeiro
  • Dirección: Estrada do Meixoeiro s/n , 36214 Vigo (Pontevedra)
  • El Hospital se encuentra a 13 km del centro de formación (Aprox. 18 minutos).
  • Telf. +34 986 811 111 - Teléfono de Emergencias (Ambulancias) 112
• Para el centro de formación de Total HSE de Las Palmas (Gran Canaria), España:
  • Hospital de referencia: Centro de Asistencia de Vecindario
  • Dirección: Avda. de Canarias, 131 – 35110 Vecindario (Las Palmas)
  • El Hospital se encuentra a 3,6 km del centro de formación (Aprox. 8 minutos).
  • Telf. +34 982 404 142 - Teléfono de Emergencias (Ambulancias) 112

2.2 EQUIPO DE SEGURIDAD

Las prácticas contarán como instructores de seguridad con los mismos instructores que preparan, desarrollan y evalúan la maniobra. El equipo de instructores estará lo suficientemente coordinado para hacer frente a las diferentes situaciones de riesgo que se pueden dar durante las prácticas.

2.2.1 FUNCIONES DE LOS INSTRUCTORES DE SEGURIDAD

La función principal es velar por la seguridad de los alumnos y analizar el trabajo por éstos realizado, en función de los criterios impartidos. Para llevar a cabo estas funciones, el instructor de seguridad ha de realizar las funciones siguientes:

• Chequear previamente los riesgos dentro de la zona de trabajos.
• Verificar la preparación de las prácticas (instalaciones, material, herramientas…).
• Definir un punto de reunión.
• Dar una charla previa a los alumnos intervinientes si fuera necesaria.
• Declarar el inicio y el fin de la maniobra.
• Controlar el desarrollo y duración de la maniobra.
• Controlar a los alumnos en cada una de las estaciones planteadas.
• Controlar la actuación de los alumnos, evaluando y previniendo accidentes.
• Analizar la maniobra, recogiendo información de lo realizado.
• Moderar la puesta en común final entre los alumnos intervinientes e instructor.
• Comunicar y evitar posibles situaciones de riesgo.
• Activar el plan SOS.

2.2.2 SEGUIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Además de analizar o evaluar las técnicas que los alumnos utilizan, que han de estar en concordancia con los conocimientos y habilidades aprendidas, uno de los principales objetivos perseguidos por los instructores será velar por la seguridad durante todas las fases de la práctica.

2.3 ZONIFICACIÓN

El escenario de las prácticas diferenciará claramente la zona de trabajo (zona roja) de las zonas de recuperación, espera, etc. (zona azul).

2.4 CHARLA PREVIA SOBRE SEGURIDAD

De forma general al inicio de cada curso se establecen las normas generales y los procedimientos de seguridad que se aplican en todos los módulos formativos. En los ejercicios que pudieran resultar complejos, los instructores realizarán una breve charla previa.

2.5 COMUNICACIONES

Las comunicaciones son imprescindibles para coordinar el trabajo del equipo de seguridad. Es importante que todo el equipo de seguridad conozca su significado.

2.6 PLAN S.O.S.

Si la acción preventiva fracasa y se produce un accidente o una situación anómala, se activará el plan S.O.S, parte fundamental del plan de seguridad.

2.7 NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD

• El número de componentes por instructor de seguridad no será superior a 8 alumnos.
• Ningún alumno accederá a la zona roja sin el equipamiento adecuado.
• El instructor efectuará un chequeo visual antes de iniciar cualquier práctica.
• Los alumnos deberán acatar las indicaciones del instructor para abortar una maniobra si es necesario.

3. EQUIPAMIENTO DE PROTECCIÓN

3.1 EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL

Durante la exposición del módulo teórico previo al desarrollo de los ejercicios prácticos y/o maniobras se expondrá cuál es el equipamiento de seguridad necesario para los alumnos intervinientes.

4. SOCORRISMO

El socorrismo consiste en prestar los primeros cuidados al accidentado, en el mismo lugar de los hechos, hasta la llegada de personal especializado que complete la asistencia.

4.1 CONDUCTA P.A.S.

Proteger el lugar de los hechos, alertar a los servicios de socorro y socorrer a las víctimas.

4.2 CADENA DE ASISTENCIA INICIAL

El instructor del alumno accidentado (IS1) será responsable de la detección y medidas inmediatas, mientras que IS2 activará los servicios sanitarios.

Procedimiento específico desarrollo cursos de GWO

Índice del documento

1. Objetivo general.
2. Referencias con respecto a los estándares de formación GWO.
3. Campo de aplicación.
4. Procedimiento.
5. Verificación documental y proceso a seguir por centros matriz y filiales.

1.- Objetivo general

El objetivo general del presente documento, es establecer la interrelación documental precisa para poder desarrollar con respecto a los estándares publicados por GWO (Global Wind Organisation), para los que Total HSE haya optado por acreditarse para su impartición.

Dicha interrelación, establece de manera concreta las acciones a seguir por parte del profesorado, en cuanto al cumplimiento reglamentario de sus acciones, tanto en el marco legal del país donde se ejecuten los cursos, así como la cumplimentación ordenada de toda la documentación, además del desarrollo teórico y práctico, para poder efectuar en regla la formación de cualquiera de los módulos formativos, referenciados por GWO y/o IRATA.

Este procedimiento se encuentra basado en las directrices marcadas por GWO para la capacitación tanto en parques eólicos en tierra y mar (Onshore y Offshore).

2.- Referencias con respecto a los estándares de formación GWO

La formación que regula el presente procedimiento, se encuentra basada en los estándares, propuestos por la organización GWO a nivel internacional, tomando como referencia las versiones que estén en vigor y llevando a cabo las actualizaciones que fueran necesarias, en relación con las exigencias de cada estándar y vigencia de cada publicación, siendo los estándares de referencia:

• Requerimientos para Training Providers.
• Estándar BST - Basic Safety Training y Basic Safety Training Refresh.
• Estándar BSTR-P - Basic Safety Training Online Partial Refresh.
• Estándar ART - Advanced Rescue Training y Advanced Rescue Training Refresh.
• Estándar Basic Technical Training.
• Estándar BR - Blade Repair Training.
• Estándar CoHE - Control of Hazardous Energies Training y Control of Hazardous Energies Training Refresh.
• Estándar EFA - Enhanced First Aid y Enhanced First Aid Refresh.
• Estándar SLT - Service Lift Training.
• Estándar SLS - Slinger Signaler Training.
• Estándar WLA - Wind Limited Access Training.
• Estándar CH - Crane & Hoist.
• Estándar IQT - Instructor Qualification Training.
• Requerimientos para Certification body.
• GWO Code of Conduct.

Los mismos se encuentran en inglés y son los documentos de base para el desarrollo de la documentación que ha generado Total HSE como guía, para el profesorado que impartirá los módulos formativos referenciados en los mismos.

3.- Campo de aplicación

Este procedimiento es aplicable a la formación impartida por Total HSE en todos sus centros de formación, para todos los programas que se estén ejecutando bajo los estándares de formación de GWO, para los que Total HSE se haya acreditado.

4.- Procedimiento

A continuación, detallamos por pasos el proceso a seguir para poder desarrollar cualquiera de los módulos formativos recogidos en los anteriores puntos.

1. Para poder ejecutar cualquier módulo formativo en relación a los estándares mencionados, el/los instructor/es debe/n encontrarse acreditado/s por parte de Total HSE, mediante el proceso de capacitación de 4 pasos (del estándar de Requerimientos de Proveedores de GWO o bien por un sistema alternativo debidamente documentado y justificado).
   • El Responsable del Curso será el garante de establecer el control necesario para que se lleve a cabo la acción formativa de manera adecuada.
2. Antes del inicio del curso, el Responsable deberá velar por que todo esté listo para el desarrollo adecuado.
3. El comienzo del curso se realizará en el aula, con todos los alumnos e instructores congregados, dándose a conocer el plan de emergencia de la instalación.
4. El Instructor Responsable del curso velará por que se cumplimenten los procesos de alta y desarrollo general del curso en la plataforma web.
5. Inicio del curso, mediante el comienzo de las exposiciones teóricas y el desarrollo de las prácticas contempladas para cada módulo formativo.
6. Una vez concluida la acción formativa, se le propone al alumnado que complete un cuestionario de valoración de la acción formativa.
7. En el caso de que un alumno suspenda un módulo o el curso completo y no esté de acuerdo con la evaluación realizada, puede interponer una reclamación frente al Director del centro de Total HSE.
8. A la finalización del curso, el Responsable cumplimentará si lo considera oportuno un informe o incidencia.
9. Concluido el curso, el Responsable comprobará que toda la información y procesos del curso se han cumplimentado de forma correcta en la aplicación web.
10. La aplicación web de Total HSE tramitará de forma automatizada las certificaciones de los cursos finalizados y aprobados.

5.- Verificación documental y proceso a seguir por centros matriz y filiales

Cada centro de Total HSE dispondrá de todos sus instructores acreditados en la aplicación web, así mismo cada centro dispondrá de un Responsable de Centro que se encargará de hacer de enlace con la central y de resolver las incidencias a nivel local.

Procedimiento de auditoría interna

1. Objeto y alcance

El objeto de este procedimiento es establecer las directrices para la preparación, realización, informe, seguimiento y registro de todas las auditorías internas al sistema de gestión implantado en todos los centros gestionados por Total HSE.

2. Responsabilidades

El Director de IT (Sistema de Gestión) es garante de que el presente procedimiento se lleve a la práctica.

Es responsabilidad del personal auditor:

• Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables en la auditoría.
• Emitir el informe de los resultados obtenidos en la auditoría.
• Recoger y analizar las evidencias pertinentes y suficientes para obtener conclusiones válidas.
• Tratar la información recogida con discreción y asegurar la confidencialidad de los documentos.

En todos los casos se buscará mantener la mayor independencia entre el auditor y la actividad o departamento auditado, evitando situaciones de incompatibilidad manifiesta.

Se procederá a designar como auditor interno a las personas que hayan superado el curso AQT que imparte GWO y que tengan colaboración directa con la organización de Total HSE.

3. Procedimiento operativo

De manera anual, el responsable del sistema planifica y se asegura que al menos se realice una auditoría interna completa al sistema de gestión, tanto de la matriz como de las filiales.

Al considerarse que las delegaciones de Total HSE forman un sistema multisite, se establecerá un sistema de muestreo para la revisión de todas las instalaciones, considerando un plan bienal conjuntamente con el Organismo de Certificación externo para dar cobertura a todos los centros entre las auditorías internas y externas que se realicen cada año.

En una auditoría pueden distinguirse cuatro fases:

• Preparación.
• Realización.
• Informe.
• Seguimiento.

3.1. Preparación

El auditor, previamente a comenzar la auditoría, elaborará el denominado plan de auditoría, el cual asegura la coordinación y planificación de las actividades.

Este plan deberá contener al menos:

• Definición del propósito y alcance de la auditoría.
• Definición de la fecha a realizar la auditoría y el calendario de actuación.
• Método de informar las conclusiones y de dar recomendaciones.
• Establecimiento de reuniones con el grupo auditado.

Para la orientación del auditor, éste debe tener a su disposición el sistema de gestión al completo e informes de auditorías previas para su revisión. La notificación al personal objeto de la auditoría se realizará con una antelación razonable, remitiéndoles el plan de auditoría.

3.2. Realización

Toda auditoría interna comenzará con una reunión previa en la cual el auditor se encontrará con la dirección de Total HSE y durante la cual se confirmará el alcance de la auditoría y se explicará el programa detallado. En el caso de potenciales filiales se procederá de igual forma.

En general, y siempre que sea procedente, el auditor investiga sobre los siguientes puntos básicos:

• Concordancia entre la organización real y la descrita en el sistema de gestión.
• La posesión de los documentos necesarios.
• El mantenimiento o puesta al día de los documentos.
• El respeto de los procedimientos establecidos.
• El tratamiento correcto de las no conformidades.
• El correcto archivo.
• La correcta aplicación de identificaciones de documentos.
• El correcto registro de las acciones.
• El efecto de las acciones.

Nota: en el caso de los cursos de Formación teórica y/o práctica, se tendrá especial atención en la revisión del personal docente mediante la realización o participación en un curso o simulación del mismo.

Una vez concluida la auditoría, se mantiene una nueva reunión entre el auditor y la dirección objeto de la auditoría, para presentar los resultados de la misma y aclarar cualquier confusión.

3.3. Informe

Finalmente, el auditor preparará un informe que llevará su firma y lo enviará a la dirección de Total HSE, y al centro de formación de la filial en caso de estarse auditando uno de estos centros.

Este informe se hará en base a los requisitos del documento de Auditoría Interna para Multisite referenciado por GWO para los Organismos de certificación.

3.4. Seguimiento

El responsable del sistema procede a abrir una acción correctiva por cada una de las no conformidades detectadas en auditoría. Además, valora la necesidad de establecer otras acciones correctivas o preventivas a la vista de otras cuestiones surgidas durante la misma. Posteriormente se iniciarán dichas acciones correctoras, estableciéndose un periodo temporal para el seguimiento y verificación de la resolución óptima.

3.5. Perfil de los auditores

Aquellas personas que sean cualificadas por la Gerencia para realizar auditorías internas, deberán cumplir estos siguientes requisitos:

• Haber recibido formación específica de al menos 30 horas de duración sobre auditorías a sistemas de calidad, medioambiente y OHSAS, y sobre la norma ISO o especificación técnica a aplicar (entiéndase estándares de la organización GWO).
• Estar acreditados por GWO mediante el Curso AQT y/o su refresco.

3.7. Archivos y registros

Se archivan todos los documentos generados por las auditorías internas (informe, plan, etc.), según el actual formato de Auditoría Interna para Multisite de GWO.

Esta información se guardará en archivo digital dentro de una carpeta denominada “Auditorías Internas”, correspondiente a cada año en cada centro de Total HSE.

Procedimiento de Revisiones por parte de la Dirección

Las revisiones periódicas por parte de la Dirección se ejecutarán una vez al año de manera ordinaria; y de manera extraordinaria a petición del Director General.

Las revisiones ordinarias se establecerán de forma regular en el último trimestre de cada año natural y preferiblemente en los dos últimos meses del año, con el propósito de que puedan servir para tener una visión clara de las acciones acontecidas en el mismo año.

Las Revisiones por parte de la Dirección se llevarán a cabo con el objeto de analizar la eficacia y funcionamiento del Sistema de Gestión en general y en especial en lo referido a la formación de los programas con acreditación de GWO e IRATA.

Analizando los datos del año terminado y contrastándolos con los valores de control o de referencia para conocer los resultados y compararlos con los Objetivos propuestos.

Las actuaciones de seguimiento y planificación asociadas a los Planes de Gestión de Total HSE se basarán en los siguientes apartados:

• La revisión general de la Política de la empresa
• Publicación de resultados
• Revisión de los indicadores afectos al desempeño de la actividad
• Resultado y seguimiento de las Auditorías realizadas
• No conformidades, Quejas y Reclamaciones
• Seguimiento y Revisión de los Objetivos

Respeto a la Política de la empresa

Se hará hincapié en reflejar, ajustar o mejorar la definición de la misma y adaptarla al alcance general y específico de la misma en el momento de su revisión, con especial relevancia a las indicaciones y pautas extraídas de las Auditorías Internas y Externas.

Respeto a la Publicación de los Resultados de la empresa

Se hará referencia a la revisión general de todos los aspectos que engloban el Sistema de Gestión general de la empresa, buscando disponer de datos comparados con períodos anteriores para establecer indicadores que garanticen la correcta evolución del Sistema.

Respeto a la Revisión de los Procesos y sus Indicadores de la empresa

Se establecerá una muestra de análisis de los indicadores del Sistema de Gestión, permitiendo valorar la efectividad y capacidad de los procesos comparando con los valores de referencia de años anteriores. Se destacarán tres aspectos principales si los hubiera:

• Procesos estratégicos y de planificación
• Procesos clave para el futuro del negocio
• Procesos de soporte al negocio

Reuniones del Grupo de Seguimiento

Se propondrán por el Comité de Gestión con una periodicidad anual para las convocatorias ordinarias y extraordinarias. Se hará especial hincapié en el análisis de los indicadores asociados al mapa de procesos de Total HSE, valorando aspectos como:

• Mantenimiento de infraestructuras y equipamiento de formación
• Selección, formación y mantenimiento de RR.HH.
• Procedimientos de comercialización y fidelización de clientes
• Evaluación de la satisfacción del Cliente
• Evaluación de la satisfacción del alumno

Respeto a la Resultado y seguimiento de las Auditorías de la empresa

Se llevará a cabo al menos una auditoría interna por cada centro y año, revisando los aspectos clave del sistema de gestión y su aplicación práctica en el desarrollo de los programas formativos. Las observaciones y propuestas de las auditorías internas y externas serán oportunidades de mejora.

Respeto a las No Conformidades, quejas y reclamaciones de la empresa

Se registrarán y tratarán de forma personalizada para su resolución, estudiando las No Conformidades para subsanarlas lo antes posible. Se llevará un registro anual de las quejas y reclamaciones presentadas por clientes o alumnos, así como los procesos de resolución.

Respeto al Seguimiento y cumplimiento de los Objetivos de la empresa

La dirección revisará constantemente los Objetivos planificados, adaptándolos a las necesidades de la empresa y su entorno. Se propondrán planes específicos de mejora y adaptación, con especial atención a los objetivos de calidad, medio ambiente y SST.

Finalmente, en el documento de Revisión por parte de la Dirección, se expondrán las Conclusiones obtenidas del análisis de los puntos anteriores, así como la propuesta de medidas correctoras y oportunidades de mejora.

Organización, responsabilidades y funciones

En el presente documento se establece tanto la organización interna, así como las responsabilidades y funciones que deben llevar a cabo, las personas que ocupan los siguientes puestos en la empresa Total HSE, utilizando los documentos que precisan los procesos de apoyo pertinentes.

• Dirección General: Fernando Gómez Quintela
• Dirección Operaciones: Anthony T. Maxwell Husdon
• Dirección de IT (Sistema de Gestión): Diego Lago Gómez
• Dirección Financiera: Asier Martín Lago
• Dirección Comercial: Esteban Iglesias Noya
• Dirección Técnica: Anthony T. Maxwell Hudson
• Dpto. de Administración: Susana Redondo
• Dpto. Logística (Almacén): Abel Esparza Altozano
• Responsable Training Costa Rica: Bryan R. Fernández Berrocal
• Responsable Training Galicia: Daniel Cabaleiro Novelle
• Responsable Training Chile: Hugo A. Gómez Torres
• Responsable Training Israel: Ari Zvi Talverg
• Responsable Training Canarias: José E. Carbone Gordillo

En relación a los puestos que se han comentado, a continuación, procedemos a exponer las funciones y responsabilidades principales de cada puesto, así como sus diversas participaciones en los procesos de apoyo al sistema de gestión para cursos de GWO e IRATA.

Director General

Responsabilidad

Es el máximo responsable de la gestión y el desarrollo de la empresa, tanto a nivel estratégico como operativo.

Funciones

• Define la visión, la misión y los valores de la empresa, así como los objetivos generales y los planes de acción.
• Coordina y supervisa las diferentes áreas y departamentos de la empresa, asegurando su correcto funcionamiento y su alineación con la estrategia global.
• Representa a la empresa ante los clientes de referencia, proveedores, socios, instituciones y medios de comunicación.
• Impulsa la innovación, la calidad y la mejora continua en la empresa.
• Fomenta una cultura de seguridad y salud laboral entre los trabajadores y trabajadoras.

Dirección de Operaciones

Responsabilidad

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades operativas de la empresa, relacionadas con la producción, la logística, el mantenimiento y la distribución de los servicios de formación en seguridad y emergencias.

Funciones

• Asegura la eficiencia, la rentabilidad y la calidad de los procesos operativos, optimizando los recursos humanos, materiales y financieros.
• Establece los indicadores de gestión y los sistemas de control y seguimiento de las operaciones.
• Coordina y supervisa al personal operativo, asignando las tareas, evaluando el desempeño y resolviendo los problemas que surjan.
• Colabora con la Dirección General y las demás áreas de la empresa en la definición y ejecución de la estrategia global.

Dirección de IT (Sistema de Gestión)

Responsabilidad

Es el responsable de gestionar y coordinar las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) de la empresa de formación en seguridad y emergencias, así como de desarrollar e implementar el sistema de gestión que permita optimizar los procesos, la calidad y la seguridad de los servicios de formación.

Funciones

• Definir la estrategia y la política de las TIC de la empresa, alineándolas con los objetivos y la visión de la Dirección General.
• Planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, materiales y financieros del área de IT, asegurando su eficiencia, rentabilidad y sostenibilidad.
• Diseñar, desarrollar, implementar y evaluar el sistema de gestión de la empresa, que incluya los aspectos relacionados con la calidad, la seguridad, la protección de datos, la gestión documental, la gestión de proyectos, la gestión de clientes, etc.
• Supervisar y garantizar el correcto funcionamiento, mantenimiento y actualización de los equipos, sistemas, redes, aplicaciones y plataformas informáticas de la empresa, así como la seguridad y la confidencialidad de la información.
• Gestionar y resolver las incidencias, problemas y solicitudes relacionadas con las TIC, tanto internas como externas, proporcionando soporte técnico y asesoramiento a los usuarios y clientes.
• Investigar, analizar y proponer soluciones innovadoras y eficaces que mejoren el rendimiento, la calidad y la competitividad de los servicios de formación en seguridad y emergencias, utilizando las últimas tecnologías disponibles.
• Coordinar y colaborar con los demás departamentos y áreas de la empresa, así como con proveedores, socios y entidades externas, en la definición e implementación de proyectos y acciones relacionados con las TIC.
• Formar y capacitar al personal de la empresa en el uso adecuado de las herramientas y los sistemas informáticos, así como en las normas y procedimientos de seguridad y protección de datos.
• Estar al día de las novedades, tendencias y buenas prácticas en el ámbito de las TIC y el sector de la formación en seguridad y emergencias, participando en eventos, foros y redes profesionales.

Dirección Financiera

Responsabilidad

La dirección financiera es el área de la empresa que se encarga de planificar, ejecutar y analizar las finanzas, es decir, el intercambio de capital.

El objetivo de este departamento es analizar la situación de la empresa para ayudar tanto a la dirección como al resto de áreas a tomar decisiones.

Funciones

• Coordinar todas las tareas contables y financieras de la empresa, como la facturación, la gestión de cobros y pagos, la elaboración de presupuestos, la contabilidad, la gestión fiscal, la gestión de nóminas, la gestión de proveedores, la gestión de clientes, etc.
• Lograr financiación con bancos, proveedores, clientes y otras fuentes, analizando las mejores condiciones y alternativas.
• Control presupuestario, evitando desviaciones y proporcionando información significativa para la toma de decisiones.
• Control de costes y compras, optimizando los recursos y buscando la rentabilidad y la eficiencia.
• Tomar las decisiones de inversión, analizando los beneficios y los riesgos de las distintas opciones.
• Gestionar el riesgo de la empresa, analizando y previniendo las posibles amenazas para la supervivencia de la empresa, como los tipos de cambio, los tipos de interés, los impagos de clientes, etc.
• Colaborar con la dirección general y las demás áreas de la empresa, proporcionando información financiera y administrativa fiable y oportuna.
• Estar al día de las novedades, tendencias y buenas prácticas en el ámbito de las finanzas y el sector de la formación en seguridad y emergencias.

Dirección Comercial

Responsabilidad

Es el responsable de definir y ejecutar la estrategia comercial de la empresa de formación en seguridad y emergencias, así como de liderar y motivar al equipo de ventas.

Funciones

• Colaborar con la dirección de la compañía en la definición de la estrategia comercial.
• Gestionar los presupuestos asignados, controlar los gastos y garantizar que los recursos se emplean de forma eficiente.
• Controlar las ventas y la evolución del mercado para impulsar iniciativas que mejoren la competitividad, la satisfacción y la fidelización de los clientes.
• Establecer los objetivos de venta y supervisar su consecución, así como la administración de las ventas.
• Participar en las negociaciones comerciales de alto nivel en estrecha colaboración con los responsables de ventas de los centros asociados y los Responsables de cuentas principales.
• Seguimiento directo a los clientes principales e históricos de la empresa, ofreciéndoles un trato personalizado y de calidad.
• Formar, seleccionar, retribuir e incentivar al personal de ventas, fomentando su desarrollo profesional y su compromiso con la empresa.
• Colaborar con otros departamentos, especialmente con el de Marketing y el de Operaciones, para coordinar las acciones comerciales y asegurar la coherencia y la sinergia entre las diferentes áreas.
• Definir la política de precios y márgenes, teniendo en cuenta los costes, la demanda, la competencia y los objetivos de rentabilidad.
• Estar al día de las novedades, tendencias y buenas prácticas en el ámbito de la formación en seguridad y emergencias, así como en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

Dirección Técnica

Responsabilidad

Es el responsable de diseñar, desarrollar, implementar y evaluar los contenidos, los métodos y las herramientas de formación en seguridad y emergencias, de acuerdo con las necesidades y expectativas de los clientes y los requisitos legales y normativos.

Funciones

• Coordina y supervisa al equipo técnico de formadores, expertos y asesores, asegurando su capacitación, motivación y actualización.
• Gestiona los proyectos de formación, desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados.
• Realiza estudios e investigaciones sobre las tendencias, las innovaciones y las buenas prácticas en el ámbito de la formación en seguridad y emergencias.
• Colabora con la Dirección de Operaciones y las demás áreas de la empresa en la mejora continua de la calidad y la eficacia de los servicios de formación.

Departamento de Administración

Responsabilidad

Se encarga de realizar las tareas administrativas, contables y financieras de la empresa.

Funciones

• Realiza las funciones de la facturación, la gestión de cobros y pagos, la elaboración de presupuestos, la contabilidad, la gestión fiscal, la gestión de nóminas, la gestión de proveedores, la gestión de clientes, etc.
• Apoya a la Dirección General y a las demás áreas de la empresa en la toma de decisiones, proporcionando información financiera y administrativa fiable y oportuna.
• Cumple con las obligaciones legales y tributarias de la empresa.
• Atiende y resuelve las consultas y reclamaciones de los clientes, proveedores y trabajadores.

Departamento de Logística

Responsabilidad

El responsable de logística es el profesional que se encarga de planificar, coordinar y supervisar todas las actividades relacionadas con la cadena de suministro y el flujo de productos, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega al cliente final.

Funciones

• Planificar y coordinar las actividades de la cadena de suministro, asegurando una gestión eficiente de inventarios, transporte y almacenamiento.
• Supervisar y optimizar los procesos de almacenamiento y distribución, controlando el stock, el espacio y los equipos.
• Coordinar el transporte de mercancías y asegurar la entrega oportuna, cumpliendo con los plazos, las condiciones y los requisitos de calidad y seguridad.
• Gestionar el seguimiento y cumplimiento de los plazos de entrega, resolviendo las incidencias, problemas y reclamaciones que puedan surgir.
• Analizar y optimizar los costos logísticos y buscar oportunidades de ahorro, negociando con proveedores, clientes y transportistas.
• Colaborar con otros departamentos, como compras, producción y ventas, para asegurar una logística integrada y fluida.
• Evaluar y mejorar continuamente los procesos logísticos y la calidad del servicio, aplicando indicadores de gestión y estándares de calidad.

Responsable de centro Asociado (Training)

Responsabilidad

El responsable de training o formación del centro asociado se encarga de implementar y desarrollar todas las políticas de la compañía en el centro local, evaluar los programas de capacitación y desarrollo de los empleados en el centro de formación asociado, para trasmitir todas las funcionalidades de la marca en este centro.

Funciones

• Identificar, analizar y priorizar las necesidades o carencias formativas de los empleados, tanto a nivel individual como colectivo, teniendo en cuenta los objetivos estratégicos del centro y las demandas del mercado.
• Definir los objetivos cualitativos y cuantitativos a conseguir con cada programa de formación, así como los indicadores de evaluación y seguimiento.
• Elaborar diferentes planes formativos y de desarrollo de competencias, adaptados a las características, necesidades y expectativas de los empleados, utilizando metodologías innovadoras.
• Gestionar los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros necesarios para la ejecución de los planes formativos, buscando la optimización de los costes y la calidad de los resultados en base a las directrices de la central.
• Coordinar y supervisar el equipo de formadores, expertos y colaboradores externos, asegurando su cualificación, motivación y actualización.
• Implementar y controlar el desarrollo de los programas de formación, resolviendo las incidencias, problemas y consultas que puedan surgir.
• Hacer un seguimiento del impacto y la satisfacción de los programas de formación, tanto a nivel de aprendizaje, como de transferencia al puesto de trabajo y de mejora del desempeño.
• Realizar informes y reportes periódicos sobre el estado y los resultados de los programas de formación, así como proponer acciones de mejora continua.
• Estar al día de las novedades, tendencias y buenas prácticas en el ámbito de la formación y el desarrollo, así como de las actualizaciones en los programas y estándares que publica la central referidos a los cursos de su responsabilidad.

Instructor

Responsabilidad

El instructor o formador de los centros de formación en seguridad y emergencias de Total HSE, es el profesional que se encarga de impartir los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para el desempeño de las acciones formativas dirigidas a los participantes en los programas a desarrollar.

Funciones

• Impartir y desarrollar las acciones formativas e implementar y evaluar los contenidos, los métodos y las herramientas de formación en seguridad y emergencias, de acuerdo con las necesidades y expectativas de los alumnos y los requisitos legales, normativos y normalizados.
• Impartir los cursos de formación, utilizando técnicas pedagógicas adecuadas, fomentando la participación y el aprendizaje activo, y adaptándose al nivel y al ritmo de los alumnos.
• Realizar el seguimiento y la evaluación de los alumnos, comprobando el grado de adquisición de los conocimientos, habilidades y actitudes, y proporcionando feedback y orientación.
• Coordinar y colaborar con el equipo de formación, compartiendo experiencias, recursos y buenas prácticas, y participando en las reuniones y actividades del centro.
• Participar en el desarrollo de recursos y materiales propios del proceso formativo, tales como guías, manuales, presentaciones, ejercicios, casos prácticos, etc.
• Organizar y supervisar los simulacros y ejercicios prácticos que puedan recrear situaciones reales o potenciales, y evaluando el desempeño de los alumnos y la eficacia de la intervención.
• Realizar los informes de los cursos de formación, registrando los datos, los resultados y las incidencias, y proponiendo las medidas correctoras o de mejora pertinentes.
• Estar al día de las novedades, tendencias y buenas prácticas en el ámbito de la formación y el sector de la seguridad y emergencias, participando en eventos, foros y redes profesionales.

Comité de Gestión

El Comité de Gestión es un órgano de apoyo a la Dirección General, para el asesoramiento en la toma de decisiones de calado, estando conformado por la Dirección General, la Dirección de Operaciones, la Dirección de IT, la Dirección Financiera y la Dirección Técnica.

Responsabilidades

• Definir el propósito, la misión y la visión del Comité de Gestión, así como los valores y principios que lo guiarán.
• Determinar la composición del Comité de Gestión, eligiendo a los miembros que representen a las diferentes áreas o departamentos de la empresa, y que tengan la capacidad, la experiencia y el compromiso necesarios.
• Establecer las funciones y las responsabilidades del Comité de Gestión, tanto a nivel individual como colectivo, y definir los roles y las competencias de cada miembro.
• Elaborar un plan de trabajo del Comité de Gestión, que incluya los objetivos, las metas, las estrategias, las acciones, los recursos, los plazos y los indicadores de gestión.
• Organizar las reuniones del Comité de Gestión, fijando la frecuencia, la duración, la agenda, el lugar y los participantes, y asegurando una comunicación fluida, una participación activa y una toma de decisiones consensuada.
• Evaluar el desempeño del Comité de Gestión, revisando los resultados, los logros, los problemas y las oportunidades de mejora, y proponiendo las acciones correctivas o preventivas necesarias.

Funciones

• Liderar y coordinar la gestión de la empresa o de la parte de ella que le corresponda, asegurando el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción de los clientes.
• Supervisar y controlar las actividades, los procesos, los recursos y los resultados de la empresa o de la parte de ella que le corresponda, aplicando los sistemas de calidad, seguridad y medio ambiente.
• Fomentar la innovación, la mejora continua y la excelencia en la gestión de la empresa o de la parte de ella que le corresponda, buscando la competitividad y la rentabilidad.
• Impulsar la comunicación, la colaboración y la sinergia entre las diferentes áreas o departamentos de la empresa, así como con los proveedores, los socios y las entidades externas.
• Motivar, formar y desarrollar al personal de la empresa o de la parte de ella que le corresponda, creando un clima laboral positivo y una cultura de compromiso y responsabilidad.